RPA (Robotic Process Automation), es una herramienta software que realiza tareas repetitivas basadas en reglas utilizando cualquier aplicación o sistema informático de la empresa de la misma forma en que lo haría un usuario. Funciona de forma no intrusiva por encima de las aplicaciones existentes.

Normalmente, cuando aterrizamos en una empresa para explicar qué es RPA, algunos de nuestros clientes ni tan siquiera han oído hablar de esta tecnología, otros piensan en robots humanoides que vienen a robarles su puesto de trabajo y sólo una minoría tiene una ligera idea de lo que en realidad es.

Por esa razón, en esta primera fase es fundamental empatizar con el cliente, ponernos en sus zapatos y averiguar cuáles son sus problemas y necesidades. Para facilitarlo, realizamos sesiones de evangelización de RPA basadas en Design Thinking, la metodología de innovación más popular actualmente.

Una de las características más importantes del Design Thinking es que está totalmente orientada al usuario, por lo que los resultados generados aportan valor a las personas, ya que han sido diseñados con este fin. Se divide en una serie de etapas, a las que se puede volver de forma iterativa, pero por las que siempre ha de pasarse al menos una vez.

La primera fase de un proyecto de RPA es la identificación de procesos con alto potencial de automatización dentro de cada área de responsabilidad. Y quién mejor para identificarlos, que el propio usuario de negocio, una vez conoce la tecnología RPA y las características idóneas que deben tener los procesos para ser candidatos a automatizarse.

Un proceso de Design Thinking, según el modelo de la Universidad de Stanford, se divide en cinco fases. Es importante aplicar las herramientas adecuadas dentro de cada fase, del objetivo del equipo y del grupo de personas con las que se trabaja.

1. Empatizar

Antes de empezar, fijamos el reto, el objetivo de la sesión. Todos nuestros esfuerzos tienen que enfocarse en identificar tareas ‘robotizables’.

Al inicio de la sesión explicamos de una manera breve y sencilla en qué consiste la robotización de procesos, en qué procesos se puede aplicar, cuáles son sus características, beneficios …

Una vez se ha entendido para qué sirve RPA y el valor que puede aportar, basándonos en objetivos de negocio y prioridades estratégicas, tendremos que identificar qué procesos específicos son candidatos a automatizar con RPA. Para ello, vamos lanzamos preguntas que promueven la creatividad entre los asistentes.

Repartimos entre los asistentes rotuladores y post-it, que van rellenando con cualquier proceso vinculado a su puesto de trabajo y crean que puede ser automatizado.

Cada participante irá rellenando sus post-it con sus tareas, todas las que se les ocurran, todo vale. Toda idea, por muy absurda que parezca, puede ser generadora de más ideas. Ya filtraremos más adelante.

Observamos al usuario, qué hacen, qué dicen, cómo se comportan y después, entramos en profundidad con ellos sobre por qué.

2. Definir

Hasta aquí tenemos una pizarra llena de post-its con procesos identificados.

Tenemos los procesos y las rutinas de comportamiento del usuario respecto a ellos: cuándo, dónde, con qué frecuencia, cuántas personas hay implicadas, cuántas horas de trabajo supone al año …

Pero toda esa información es inmanejable. Nos juntamos con decenas de procesos candidatos para ser robotizados. Tenemos que fijar unos indicadores para medir cuáles son los procesos óptimos.

3. Idear

Llegados a este punto y recolectadas todas las tareas, es el momento de dejar salir la creatividad mediante sesiones de Brainstorming y Brainwriting en las que participarán todos los miembros del equipo.

El proceso incluye dos etapas:

• Recopilar el máximo número de procesos posible: buscamos los extremos, modificamos los parámetros: qué pasaría si cambiamos determinados elementos de la ecuación, si disminuimos recursos, cambiamos tiempo y espacio…
• Filtrar y elegir las procesos óptimos para empezar el proyecto.

4. Prototipar

Como prototipo se automatizará el proceso que haya sacado mayor puntuación en la evaluación de indicadores y ofrezca una solución que dé el máximo beneficio a los usuarios. Esta evaluación se realiza de manera conjunta con el cliente. Este proceso se realizará siguiendo la metodología Agile.

Los procesos se robotizarán de manera gradual. Si una automatización funciona para un proceso dentro de un departamento, se probará con otros procesos en otras áreas y tarde o temprano otros departamentos preguntarán si pueden automatizar sus procesos también. De este modo, la cultura de automatización se propagará de forma orgánica.

No todos los procesos se pueden automatizar. Es necesario realizar un estudio previo para evaluar si cumple todas las condiciones.

5. Evaluar

Entregamos el ‘robot’ prototipo al cliente para recibir su feedback. Toda la información recibida es un tesoro que nos permitirá mejorar el prototipo. Y a partir de aquí empezamos a iterar.

Si estás interesado en que hagamos una sesión de evangelización de RPA en tu empresa para explicar los beneficios, los casos de uso típicos de esta tecnología y ayudar a identificar procesos con alto potencial de automatización, contáctanos.