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RPA

RPA, nuevos compañeros de trabajo

maria.garcia

20 marzo - 5 min lectura

Suena extraño que, en un mundo tan informatizado, empecemos a hablar de robots como algo novedoso, pero en el mundo empresarial una tecnología está empezando a generar curiosidad: RPA (Robotics Process Automation) o lo que es lo mismo automatización de procesos mediante robots (bots). Vamos a ver cómo esta tecnología permitirá avanzar un pasito más a las empresas hacia la meta de ser innovadores, mejores y más eficientes.

Cuando hablo de la tecnología RPA con compañeros y clientes a menudo se confunden con máquinas físicas construidas con sensores y motores, algo complejo y costoso de traer a nuestro negocio. La realidad es totalmente diferente, en este caso estamos hablando de robots software. Es decir, aplicaciones instaladas en los servidores o PCs de los usuarios que, con procesos correctamente diseñados, simulan realizar las tareas repetitivas de los usuarios o trabajadores de la empresa. En el mercado existen varias herramientas que implementan estas tecnologías.

Ventajas de la tecnología RPA

A continuación enumeraré algunas de las ventajas que nos aporta la tecnología RPA:

1. Rapidez de implementación

Las herramientas de RPA nos permiten diseñar procesos automáticos sobre cualquier tipo de aplicación, incluso aplicaciones que se ejecutan en escritorios o servidores remotos. Esto lo consiguen mediante el uso de potentes selectores de componentes de interfaz gráfica combinado con motores de OCR (reconocimiento de imágenes) sobre elementos gráficos en pantalla.

Ambos nos permiten seleccionar de forma visual, por ejemplo, el botón de la aplicación que queremos pulsar, el campo de texto sobre el que queremos escribir, recuperar un texto de una imagen o PDF, etc. De esta forma podemos simular las acciones que realiza una persona interactuando con el teclado, el ratón y la pantalla.

2. Procesos inteligentes

Donde hay un proceso, hay posibilidad de implementarlo con un árbol de decisión. Las herramientas RPA nos permiten tomar decisiones para simular unas acciones u otras de usuario en función de los estados o inputs que va recuperando durante el proceso al igual que lo haría una persona. Las herramientas RPA nos permiten trasladar estos procesos, simples o complejos, a flujos de trabajo de forma gráfica aplicando buenas prácticas de desarrollo como control de errores, desacoplados entre sí, fáciles de modificar.

3. Soporte para Inputs/outputs estándar

Entendemos los procesos de automatización como procesos estructurados de caja negra. Son capaces de recibir una o varias entradas desde diferentes orígenes de datos (bases de datos, ficheros excel, PDFs, sistemas de ficheros, buzones de email, etc.), realizar un proceso simple o complejo para generar salidas (notificar el estado del proceso, seguimiento del proceso, enviar un email, inputs para otros procesos, etc.).

Además, esta tecnología contempla también la posibilidad de intervención humana durante la ejecución de un proceso. Por ejemplo, puede solicitar cualquier dato al usuario cuyo origen sea más subjetivo. En esos casos el robot se detiene hasta que recibe la información para luego continuar el proceso y procesar el árbol de decisiones de la manera correcta.

4. Simplificar integraciones con aplicaciones de terceros

Siempre que abordamos un proyecto de integración nos viene a la mente una solución tipo que normalmente suele consistir en adaptar una aplicación de gestión existente para consumir una API (ya sea REST, SOAP, HTTP, etc) publicada por un tercero con el que nos queremos integrar. De inmediato, nos vienen a la mente dificultades, no sólo técnicas, para llevar a cabo esa integración desde el punto de vista de ambas partes como: gestión de versiones de la API, responsabilidad de la transacción ante errores, existencia de un soporte técnico durante la integración, disponibilidad de servidores de pruebas con datos coherentes, periodos y plazos concertados para pruebas, etc. Si entramos al detalle veremos que son tareas que salen fuera del propio negocio de ambas compañías. Otras veces simplemente el tercero no nos proporciona ninguna API para conectarnos y nos obliga a operar con su aplicación.

Mediante el uso de robots los integradores se evitan estos problemas, ya que no dependen de la existencia de la API. Simplemente pueden poner a robots a trabajar contra la aplicación del tercero como si una persona se tratara.

Por ejemplo, si una compañía pone a disposición de sus proveedores una aplicación para que le emitan sus facturas, y esta aplicación no proporciona ningún tipo de integración mediante API, los proveedores no tendrán que pensar en modificar su aplicación propietaria de gestión o poner más personas en función del volumen de facturas. El robot actuará como un middleware entre ambas aplicaciones, accederá al software propietario para recoger las facturas pendientes de notificar, y las introducirá en la aplicación siguiendo los mismos pasos que haría un usuario.

5. Evitar el error humano

Creo que no es necesario comentar las ventajas que cualquier tipo de robot ofrece a la hora de repetir la misma tarea, de la misma forma, con mucha frecuencia, con una precisión absoluta, sin síntomas de cansancio y sobre todo sin posibilidad de “despistarse”, algo innato de los seres humanos. Es por esto que el error se reduce de forma considerable y con esto la presión que se ejerce sobre el trabajador que realiza la transacción ante cualquier equivocación. Esto repercutirá en la mejora de la calidad y garantía de los datos resultantes del proceso.

6. Coste reducido

Al estar hablando de aplicaciones software nos referiremos a licencias de la herramienta, el coste de la instalación del robot y del servicio para implementar los procesos.

7. Mejorar la calidad de los puestos de trabajo

Generalmente, en los equipos de trabajo hay tareas repetitivas que no aportan valor profesional a las personas que las realizan. Esto suele ser porque no son adecuadas para el perfil de quien las realiza y al final tampoco para las empresas que acaban dedicando perfiles cualificados para tareas que no aportan valor al negocio. Este tipo de tareas suelen ser muy copy&paste y llevar plazos de ejecución ajustados. Resultado: se merma la motivación de los equipos con el consecuente descenso de la productividad. Los robots pueden ayudar a mejorar este problema mejorando la motivación de los trabajadores y los beneficios que esto conlleva.

8. Definición y mejora de procesos

Es muy corriente en las empresas pensar que todos los procesos están controlados, pero la realidad no suele ser esa. Generalmente hay un know how localizado en una persona o grupos de personas para realizar ciertas micro-tareas. Muchas veces directamente relacionado con la antigüedad en el puesto de trabajo de quienes las realizan. Son asumidas por estos grupos de personas de forma inconsciente como un hábito y se transmiten de generación en generación. Generalmente son tareas muy sencillas, muy frecuentes y, en algunos casos, muy importantes para el negocio pero que suponen un alto coste para la empresa.

Implantar RPA nos puede ayudar a descubrir estas tareas escondidas de dos formas. Por una parte, nos ayuda a definir y documentar el proceso haciéndolo independiente de las personas y también a invertir el proceso, es decir, hacer que las personas dejen de actuar como robots convirtiendo a estas personas en trabajadores.

Estos beneficios, junto algunos otros más, están empujando a las empresas a adquirir RPA como parte de la transformación digital que se avecina, ya que todos ganan: empresa y trabajadores. A corto y medio plazo es una apuesta segura.

¿Necesita más información sobre la tecnología RPA o la ayuda de un experto? Pinche aquí.

La entrada RPA, nuevos compañeros de trabajo se publicó primero en Digital Dive.