Qué es TBM y cómo gestionar la Tecnología como un negocio

¿Cómo ven al departamento de informática los usuarios de otros departamentos? ¿Entienden bien lo que hace? ¿Qué opinan del coste de cada servicio que entrega? ¿Hablan los usuarios de otros departamentos el mismo idioma que los de informática?

La respuesta a la primera y segunda pregunta suele ser que lo ven como un bicho raro y no entienden muy bien lo que hace. La respuesta a la tercera suele ser que los servicios que entregan (puesto de trabajo, correo, almacenamiento en la nube, comunicaciones, etc..) son carísimos y hay una percepción generalizada de los usuarios de que lo podrían conseguir de forma más económica. Por último, la respuesta a la cuarta pregunta es rotundamente no, los informáticos hablan un idioma distinto con términos complicados de entender para el usuario medio como Core, Socket, DoS, Tramas, Nodos, Contenedores, Serverless, Java, Angular, etc.

Al hablar un idioma distinto, los directores de informática y tecnología de las compañías se esfuerzan en explicar y justificar las inversiones TIC a sus directores generales, directores financieros y de las unidades de negocio que muchas veces ven el departamento de informática como un enorme agujero negro donde van a parar unos cuantos millones de euros cada año sin saber muy bien el valor o retorno de los mismos.

A pesar de ello, según un estudio publicado por la consultora de análisis de mercado Gartner en Abril de 2018, se espera que las inversiones en tecnología a nivel mundial crezcan en 2018 un 6,2%, siendo el crecimiento anual más alto desde que se comenzó a hacer este estudio en el año 2007. Este crecimiento podría verse como una señal de un nuevo boom o ciclo alcista en cuanto a inversiones tecnológicas se refiere.

Para echar más leña al fuego, la mayoría de las compañías tienen en sus planes para este año contratar talento digital para cubrir sus necesidades, así como incrementar sus presupuestos de innovación y poder hacer pruebas de concepto de tecnologías emergentes como Big Data, Inteligencia artificial, RPA (Robotic Process Automation), Realidad virtual y en algunos sectores Blockchain.

Este escenario requiere que los departamentos de informática se empiecen a gestionar como un negocio teniendo una visibilidad granular de todos sus costes TIC para que puedan optimizarlos y a la vez, comunicar internamente el valor de cada euro invertido en tecnología.

Actualmente, uno de los problemas principales para hacer esto es, que no hay un modelo ampliamente extendido en la industria ni herramientas específicas para conseguir automatizar la creación de un presupuesto TIC o explicar los costes de tecnología permitiendo esa transparencia que espera el resto de la empresa. En su lugar se utilizan hojas Excel con macros e información que viene de distintos sistemas para “cocinar” manualmente los costes, las imputaciones a negocio y el seguimiento del presupuesto global de informática.

Para contribuir a hacer esto de forma estandarizada, emerge con fuerza el TBM Council, una organización global sin ánimo de lucro formada por más de 5.800 miembros, la mayoría de los cuales son CIO (Chief Information Officer) o CTO (Chief Technology Officer), dedicada a definir y promover la disciplina TBM (Technology Business Management).

¿Qué es TBM (Technology Business Management)?

TBM es un framework basado en estándares y mejores prácticas validadas para comunicar al negocio de forma sencilla el coste y el aporte de valor de las inversiones en tecnología. TBM proporciona transparencia de costes, información del uso y rendimiento de los servicios TIC.

Una vez se logra el control y la transparencia, Technology Business Management permite reducir los costes de Run the Business o “encender las luces todos los días” y dirigir las inversiones hacia proyectos de Grow/Transform the Business, de transformación e innovación.

Como resultado de esta disciplina, los directores de informática consiguen tener relevancia y pasan a ser un socio estratégico de negocio tomando decisiones a corto, medio y largo plazo basadas en datos reales y no en percepciones. Por otro lado, los responsables de las unidades de negocio pueden influir en el gasto de tecnología ajustando el consumo ya que disponen de total transparencia de los costes unitarios.

Grandes empresas como Unilever, HPE, Cisco, JP Morgan, IAG, Boeing, Hilton, Nike, FedEx, Starbucks, Microsoft y muchas más ya están utilizando una metodología estandarizada como Technology Business Management para llevar el pulso de sus inversiones en tecnología, comunicar claramente al negocio el coste unitario y valor de las mismas así como detectar ineficiencias y costes duplicados.

Apptio, una buena opción para adoptar TBM

Apptio es una herramienta SaaS, líder de mercado, que contribuye a automatizar la gestión financiera de TI consiguiendo que sea fiable, ágil, eficiente y transparente al negocio siguiendo el modelo de Technology Business Management.

Esta herramienta implementa un modelo TBM estándar de costes de TI que indica qué datos son necesarios y de qué fuentes, cómo se deben categorizar los costes, qué reglas usar para mapear costes contables a categorías de TI y, por último, qué métricas debemos seguir para gestionar el coste de la tecnología y compararnos con otras empresas similares.

La herramienta cuenta con varios módulos diferentes y permite casos de uso como crear y llevar el seguimiento de un presupuesto TIC, dar transparencia total de costes desde la infraestructura hasta las unidades de negocio o controlar el coste de los servicios en la nube en tiempo real.

Con una herramienta de este tipo, es posible involucrar a todas las personas relevantes de la organización en la elaboración del presupuesto o asignación de costes TIC fomentando la colaboración de Informática con contabilidad, financiera y las unidades de negocio. El resultado es agilidad, transparencia, precisión y un gobierno de la tecnología efectivo.

En PFS Tech asesoramos en el buen gobierno y gestión de los recursos tecnológicos para conseguir eficiencia y dirigirlos de acuerdo con las prioridades de nuestros clientes con el objetivo de aportar el máximo valor al negocio. PFS Tech es miembro del TBM Council y cuenta con una alianza estratégica con Apptio en España para ayudar a las empresas a adoptar TBM e implantar la solución.

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