La mayoría de las empresas están buscando la agilidad como palanca de transformación interna con el objetivo de poder adaptarse con inmediatez a las expectativas cambiantes de sus clientes y a un mercado cada vez más competitivo.
Una compañía se considera ágil cuando es capaz de adaptarse dinámicamente a los cambios que requiere su negocio de una forma rápida, flexible y eficiente. En la actualidad, el tiempo para lanzar un nuevo producto o servicio, poner en marcha una nueva línea de negocio o responder a un movimiento de la competencia es un factor crítico y que puede condicionar el éxito o fracaso de cualquier compañía.
Por este motivo, casi todas las empresas quieren convertirse en compañías ágiles y están adoptando modelos, metodologías y aproximaciones en ese sentido, formando a sus directivos y empleados en estas nuevas disciplinas y viendo cómo pueden cambiar su cultura y modelo de empresa para que no sea un freno y les permita trabajar de esta nueva forma.
Esta búsqueda de la agilidad está muy ligada a la aproximación cliente-céntrica cuyo objetivo es responder al cliente, a las nuevas necesidades y expectativas que tiene de la forma más rápida y flexible como sea posible. Los clientes demandan cada vez mejores productos y servicios y las empresas deben esforzarse en anticiparse a esas necesidades y cubrirlas de forma constante lanzando productos que respondan a las mismas para asegurar su satisfacción.
Frenos a la agilidad
Aparte de estructuras jerárquicas tradicionales o una cultura empresarial fuerte, uno de los principales problemas de las compañías para lograr la agilidad, es no conocer el “As-is” de los procesos existentes, es decir poder dibujar el estado actual de los mismos describiendo cómo se ejecutan.
Conocer el estado actual de un proceso es clave a la hora de poder abordar mejoras o cambios de negocio que le peguen al mismo. Si no sé cuál es mi proceso de partida, ¿cómo voy a responder ágilmente a un cambio en el mismo?
Pensemos en los procesos de una empresa y las personas involucradas en completar una tarea. Hay infinitas posibilidades y a menudo diferentes departamentos son responsables de la ejecución de partes de ese proceso. Esto implica que generalmente hay una falta de visión global en las organizaciones del proceso, de las tareas y de sus reglas de negocio.
Además, como hemos comentado anteriormente, los procesos no son estáticos y en un mercado competitivo y dinámico, es habitual que el cambio sea constante: el lanzamiento de nuevos productos, nuevas necesidades de clientes, expansión internacional, la competencia o regulaciones impactan claramente en los procesos de negocio de una compañía.
Otro de los problemas que no ayudan a la Agilidad es que los sistemas de información no suelen ser un espejo de los procesos de negocio de la empresa y, en muchos casos, no existe una forma fácil de entender cómo se ejecuta el proceso y sus reglas más allá de preguntar a algunas personas internas o externas (de proveedores) con ese conocimiento funcional.
Minería de procesos y agilidad
Veamos a continuación un término que está de moda, el Process Mining o en español, Minería de Procesos, una de las tecnologías que sin duda está revolucionando el análisis de procesos y que ayuda a potenciar la agilidad en las empresas.
Pero… ¿qué es exactamente la Minería de Procesos?
La Minería de Procesos es una disciplina analítica para descubrir, monitorizar y mejorar procesos de negocio existentes en la empresa, extrayendo el conocimiento de los mismos a partir de los logs disponibles en los sistemas de información que se utilizan para ejecutarlos.
La Minería de procesos utiliza datos de distintos sistemas para visualizar y poder analizar el proceso. Esto permite identificar posibles formas de optimizarlo y algunos errores difíciles de detectar de otra forma.
La Minería de Procesos es útil cuando sabemos que un proceso existe y se ejecuta en la compañía pero no está formalmente documentado. También es útil cuando los procesos están documentados pero cambios posteriores que se han producido no han sido reflejados en dicha documentación.
Puede informarnos que existen múltiples variantes de un proceso cuando sólo pensábamos que había una y que hay determinados errores que se producen de forma constante de los que no éramos conscientes.
Si las empresas utilizan sistemas informáticos empresariales para dar soporte a procesos de negocio deberían explorar esta tecnología ya que recoge datos y logs de eventos de aplicaciones como SAP, Oracle, Microsoft, etc… y otros sistemas mediante APIs. Algunos proveedores que tienen herramientas de Process Mining son Celonis, de la que pfs es partner, Fluxicon, Kofax o Minit.
La Minería de Procesos es el complemento perfecto para proyectos de RPA (Automatización Robótica de Procesos) ya que permite descubrir e identificar de forma sencilla procesos con tareas repetitivas y basadas en reglas que son candidatos a automatizarse con esta tecnología y además calcular el caso de negocio ya que se dispone de información real de tiempos de ejecución del proceso.
En definitiva, la Minería de Procesos es una herramienta que permite analizar de forma efectiva el estado actual de los procesos de negocio que se ejecutan en una empresa, identificar áreas de mejora y evaluar los resultados de los cambios. Al poder dibujar los procesos que corren en una compañía, es posible ser ágil al cambio y mejorar los procesos de forma efectiva midiendo y comparando el resultado.