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La importancia de la definición de un modelo de gobierno en la estrategia de automatización

maria.garcia

21 abril - 5 min lectura

El objetivo de una estrategia de automatización debe ser ir más allá de automatizar con éxito uno o varios procesos.

Para que RPA sea una de las palancas de cambio y diferencial de nuestra compañía haciéndonos más competitivos, eficientes y productivos, debemos escalar las iniciativas de automatización e involucrar a toda la compañía.

¿A toda… os preguntaréis?, si, cuando hablamos de toda nos referimos a empleados internos y externos, clientes, proveedores y socios tecnológicos, debemos de hacerlos partícipes e involucrarlos en este proceso de aprendizaje y cambio.

El gobierno de este escenario de automatización será una pieza clave a la hora de integrarlo de forma adecuada en toda la organización.

 ¿Qué abarca un modelo de gobierno? 

El modelo de gobierno parte con el objetivo de ordenar las relaciones entre las diferentes partes interesadas para asegurar la consecución de las metas propuestas. De esta forma, el gobierno incluye una amplia gama de aspectos relacionados al proceso que facilitan y ayudan a que se cumplan los objetivos en todos los ámbitos y niveles requeridos. Algunas de las áreas más importantes que tiene en cuenta son:

  • Estrategia de automatización: donde se identifican y priorizan las oportunidades de automatización. Se lleva a cabo un estudio detallado de los diferentes procesos candidatos a ser automatizados con el fin de determinar si la creación de valor es suficiente como para acometer la automatización (rentabilidad del proceso), la viabilidad, y la priorización de estos teniendo en cuenta también la dificultad, el coste, y la escalabilidad.

 

  • Tecnología: en este apartado se identifica cual es la solución tecnológica de automatización más adecuada, además de identificar cómo y cuándo adoptar tecnologías de automatización más avanzadas (automatización asistida, chatbots, OCR, inteligencia artificial/aprendizaje automático). Se valora también la arquitectura requerida para la solución, intentando siempre hacerla lo más escalable posible. Un buen análisis de selección de herramienta debe tener en cuenta todos los apartados relevantes que pueden influir a la hora de  elegir una herramienta u otra, incluyendo las licencias, los vendor relationships, la infraestructura y la seguridad.

 

  • Monitorización: una vez realizada e implementada la solución acordada, se llevará a cabo un proceso de seguimiento y monitoreo para asegurarnos de que la solución rinda de una manera satisfactoria. La gestión del soporte y mantenimiento es indispensable para que su rendimiento, disponibilidad y nivel de servicio se mantengan a medida que se actualizan las aplicaciones que soportan, se modifican los procesos o cambian las necesidades de la empresa. El objetivo es garantizar la continuidad, disponibilidad y calidad de los procesos automatizados con RPA, reduciendo los costes operativos.

¿Cómo empezamos a preparar un modelo de gobierno para RPA?

Lo aconsejable es la creación de un CoE (Center of Excellence), conocido como Centro de Excelencia, desde el cual se gestionarán todas las acciones relacionadas con RPA.

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¿Qué es un CoE? 

Es un equipo conformado por personas con distintos roles en los que cada uno tiene una función y desde el cual se centralizan todas las iniciativas de automatización de la compañía, en este equipo participan tanto empleados internos como los socios tecnológicos.

Un CoE incluye organización, estrategia, metodología y gestión de proyectos. El principal objetivo es asegurar que los procesos se incorporen a la plataforma RPA de forma controlada y de acuerdo con la estrategia RPA definida.

Inicialmente nuestro CoE será un centro de excelencia único para todas las unidades de negocio, a medida que estas iniciativas de RPA vayan creciendo habrá que pensar en crear pequeños CoE en las diferentes unidades de negocio gobernados por el CoE central.

 

¿Por qué es importante un CoE?

  1. Toma de decisiones: Para la toma de decisiones, es muy importante tener un organigrama y unos roles definidos que ayudarán a que el proceso se lleve a cabo de la mejor manera. Además, esto ayuda a saber a todos los integrantes qué papel tienen y qué tipos de responsabilidades se esperan de ellos y cuáles no.
  2. Control de riesgos: La gestión de riesgos es una de las tareas a realizar durante la Planificación del Proyecto en las fases iniciales. Durante la ejecución del proyecto, también se llevará a cabo constantemente la identificación de nuevos riesgos y la supervisión de los conocidos para verificar que los riesgos relacionados con la solución RPA sean identificados, evaluados y reducidos a los niveles de control establecidos por la dirección ejecutiva de la empresa. 
  3. Control de calidad: El control de calidad en el entorno de desarrollo se diseña en las fases iniciales de un proyecto y se refleja en el Plan de Calidad. La Gestión de la Calidad se planificará durante todas las fases del contrato para asegurar los procesos y los niveles de calidad, y así cumplir con las expectativas del cliente.

 

¿Cómo formamos un CoE? 

Debemos de definir las funciones principales y necesarias, así como las responsabilidades para llevar a cabo esta gestión y los roles y la asignación de estos a las personas más adecuadas tanto de nuestra empresa como de nuestros socios tecnológicos, con el fin de garantizar el éxito de la implementación de los proyectos.

Os facilitamos un ejemplo de los integrantes del CoE de forma resumida:

RPA Sponsor

Ayuda a adoptar la tecnología RPA dentro de la organización.

Líder de RPA CoE

Este rol tiene como objetivo que los usuarios y departamentos de la organización conozcan qué es RPA y sus beneficios. 

 

RPA Process Owner

Este rol puede estar formado por 3 perfiles diferentes:

  • Usuarios de negocio
  • Usuarios orientados a procesos
  • Usuarios de IT

 

Equipos multidisciplinares de RPA :

Pequeños escuadrones que trabajan juntos automatizan el proceso en la plataforma conformado por estos roles Arquitecto de RPA, Analista de negocios de RPA y Desarrollador de RPA.

Cuando se empieza desde cero nuestra recomendación es confiar en un socio tecnológico para que nos indique cuales son los pasos adecuados para definir el modelo de gobierno.

Para que la ejecución, desarrollo y gestión de las tareas se garantice, es necesario que todos los miembros del CoE trabajen conjuntamente y definan una metodología y pautas comunes para cubrir todo el ciclo de vida de la automatización.

ciclo de automatización rpa

Un proceso no concluye una vez realizada su automatización. Para que RPA sea una de las palancas de cambio y diferencial de la empresa haciéndola más competitiva, eficiente y productiva, debemos escalar las iniciativas de automatización e involucrar a todas las partes integrantes, desde empleados internos y externos, clientes, proveedores y socios tecnológicos. 

Definir un modelo de gobierno es un aspecto crucial que ayuda en todos los aspectos del proceso, y en el que se asegura que la automatización se ejecuta e implementa de la mejor forma. 

Para ello, la creación de un CoE se antoja crucial ya que provee una estructura de roles y responsabilidades definidas que ayudan a llevar un seguimiento y control de aspectos importantes como la organización, estrategia, metodología y gestión de proyectos, lo cual tiene un impacto directo en la toma de decisiones, control de riesgos y control de calidad.

Si tu compañía ya ha implementado RPA, el siguiente paso es este, contáctanos si no sabes cómo empezar, ¿necesitas consultoría, formación o acompañamiento en este proceso?, ¡Somos el socio tecnológico adecuado!