Solución de gestión de correo centralizado y automatizado

E-BOX

 

E-Box es la herramienta diseñada, desarrollada y evolucionada por PFS Group que permite la gestión de distintos buzones de correos, convirtiendo ítems de comunicación en ítems de gestión, con ciclo de gestión y trazabilidad.

Características:

Mapeo de múltiples buzones

Capacidad de mapear múltiples buzones de correo en una única aplicación centralizada.

Tipificación de correos

Capacidad de tipificar ágilmente los correos recibidos (requieren acción, informativos, con plazo, sin plazo).

Gestión eficiente de correos

Asignación de distintos ciclos y equipos de gestión a los correos, en función del tipo de correo.

Vinculación manual

Vincular ágilmente un correo con una unidad de gestión del CRM/ERP.

Vinculación automática

Vinculación automática de los documentos adjuntos a un correo a la unidad de gestión del CRM/ERP, sin necesidad de descargar y adjuntar de nuevo el/los documento/s.

Control correo recibido

Control total del número de correos recibidos, por buzón y tipología y día. Generación de informes de control.

Control correo gestionados

Control total del número de correos gestionados, por buzón y tipología, y gestor. Generación de informes de control.

VISIÓN

La actividad de las compañías requiere de un elevado volumen de intercambio de información, documentación e interacción entre actores diversos, que se apoya, fundamentalmente en el correo electrónico.

 

Los procesos de Back Office, altamente intensivos en mano de obra y con elevado número de correos electrónicos gestionados, han tomado cada vez una mayor importancia en la actividad, sin haber evolucionado en medios adecuados en la misma manera que en volumen e importancia.

PROBLEMA

La falta de procedimientos y medios adecuados para la gestión de importantes volúmenes de correos electrónicos y buzones se traduce en que las compañías no disponen de la capacidad de gestión eficiente, ni de control sobre la gestión, lo que se resulta en:

 

  • Ineficiencias y elevados costes operativos: Intensivo en mano de obra, Repetición de tareas administrativas de poco valor añadido.
  • Elevado riesgo operativo: Falta de medios y procedimientos de control adecuados, Uso de cuentas de correo personales.

OPORTUNIDAD

El proceso administrativo de gestión de los correos electrónicos y buzones, especialmente en entornos de Back Office con elevado número de correos a gestionar, con demanda heterogénea, tanto en tipologías de correos de entrada como en variabilidad del volumen, requiere de unos adecuados medios de gestión, más allá del gesto de correo tradicional, pero sin incluir más complejidad en los mapas de sistemas de las compañías.