En un entorno en el que las necesidades de las empresas evolucionan más rápido que nunca, la pieza más importante de un negocio de éxito es una fuerza laboral productiva y competente. Las organizaciones lo saben y han cambiado su orientación empresarial. Los Departamentos de RRHH han sustituido “Recursos” por “Personas” o “Talento», humanizando las organizaciones.
En esta evolución, los Departamentos de Personas, han asumido nuevas responsabilidades, actuando como motor de la transformación digital en las empresas, promoviendo una nueva cultura y gestionando el cambio. Y para no correr el riesgo de quedarse atrás, tienen que estar al día de las últimas tendencias y trabajar continuamente para mantener su ventaja competitiva. Hace tiempo que ya no sólo se ocupan de tareas administrativas, como la gestión de nóminas o contratos. Ahora, Personas y Talento tiene un rol estratégico fundamental para el éxito de cualquier empresa. Por ello, su objetivo es mantener y desarrollar el talento humano para crear lealtad y compromiso.
El gran problema es que no sólo tiene que cumplir con todas las nuevas responsabilidades que ha asumido sino que, además, tiene que seguir realizando todas las labores administrativas.
La ejecución de estas tareas repetitivas, monótonas y tediosas, consumen la mayor parte de su jornada laboral, lo que les impide dedicar tiempo a tareas estratégicas que aporten valor a la compañía y les haga sentir realizados profesionalmente. Todas estas tareas pueden ser automatizadas mediante robots de software, lo que supone un ahorro de tiempo y coste para las organizaciones.
¿Qué procesos se pueden automatizar?
Pensado para automatizar procesos de negocio basados en reglas definidas y concretas, es importante tener en cuenta, que una condición indispensable para el uso de cualquier herramienta RPA es su aplicación en procesos con inputs digitales estructurados que tengan una carga de trabajo manual relevante y que sean repetitivos.
Algunas características que nos ayudarán a decidir si un proceso de negocio en nuestra compañía es un candidato idóneo para automatizarse son:
Toda tarea que requiera una interacción persona/máquina y cumpla las características enumeradas en el punto anterior, es susceptible de ser automatizada. Algunos ejemplos son:
- Altas/bajas de empleados
- Selección de candidatos
- Generación de Nóminas
- Gestión de tiempo
- Confección de horarios
- Gestión de la formación
- Rellenar formulario de organismos oficiales: Seguridad Social, INE
- Elaboración de informes
Caso real: automatización del proceso de selección de candidatos
Debido al volumen de datos implicados en el proceso, encontrar el candidato adecuado puede convertirse en un proceso laborioso.
Este proceso cumple con todas las características necesarias para poder automatizarse, de forma que mejore de la eficiencia en el proceso y, sobre todo, libere horas de los técnicos de selección para hacer tareas de mayor valor como revisar CVs y hacer entrevistas con los candidatos.
En este caso, veremos cómo automatizar el filtrado de candidatos dentro de la herramienta ePreselec de Infojobs. Se pueden automatizar y programar todas las fases por las que pasa el candidato, desde la publicación en el portal de empleo de la oferta de trabajo hasta el email de selección o de descarte del candidato.
Para ello, el robot accederá mediante el login de usuario y contraseña a la aplicación ePreselec donde aparecen las distintas candidaturas y personas inscritas.
Dentro de la aplicación, existen distintos procesos de selección abiertos. El robot, siguiendo una serie de reglas preprogramadas, aplicará para cada caso los filtros oportunos que permitan hacer el cribado automático de personal.
Filtros a aplicar:
Tras la ejecución del robot, el sistema generará un correo con el resultado indicando los candidatos aceptados/rechazados para los diferentes procesos de selección abiertos:
- Candidatos aceptados. Se envía correo electrónico con el listado de candidatos que han sido preseleccionados
- Candidatos descartados. Se envía correo electrónico con el listado de candidatos por proceso que han sido descartados mediante los filtros aplicados en el proceso
La plataforma RPA utilizada permite al robot comunicarse con otros sistemas que utiliza la compañía, como el ERP o el acceso a distintas bases de datos.
Como valor añadido, el robot se puede programar para que lleve a cabo el proceso en el momento deseado. Lo ideal es programarlo fuera del horario laboral para que cuando los técnicos de selección lleguen a su puesto de trabajo por la mañana, ya tengan en sus bandejas de entrada la lista de candidatos disponible.
Realizando esta tarea de forma manual, los empleados tardaban un mínimo de 2 minutos en revisar cada currículum. En una compañía que abre 50 procesos de selección al año y recibe 1.000 candidatos por oferta, esto supone una media de 32 horas semanales dedicadas a esta tarea concreta. Una vez automatizado el proceso, estas horas pueden dedicarse a tareas de mayor valor que requieran el factor humano, como hacer entrevistas personales.
Mediante la automatización se elimina una tarea manual, repetitiva y sujeta a errores humanos y se gana tiempo para realizar tareas estratégicas.
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