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El Departamento Financiero de las empresas es uno de los más afectados por la burocracia y el papeleo. Emiten la información generada en los sistemas de información y gestión hacia los clientes y reciben facturas, pagos, etc …, que deben registrar en dichos sistemas.
Esto implica que muchas personas tengan que atender tareas rutinarias que son imprescindibles para el funcionamiento de la empresa y no pueden dejar de hacerse pero que no aportan ningún valor ni a la empresa ni a la persona que las tiene que hacer de forma diaria.
Como ejemplo, vamos a explicar a continuación algunos casos reales que se dan actualmente en la mayoría de las compañías y cómo la automatización robótica de procesos puede ayudar a gestionarlos liberando tiempo, acelerando esos procesos y reduciendo errores:
1. Introducción de facturas de compra a proveedores
Un importante fabricante industrial recibe facturas de más de 1.000 proveedores anualmente y el 80% de estas facturas proviene de sus proveedores principales que se reducen a unos 50.
Las facturas llegan por email en formato PDF y deben ser introducidas en el sistema de gestión (SAP) de forma diaria, para esto disponen de 2-3 personas de forma paralela o rotativa que van atendiendo a esta tarea diariamente.
En el plazo de 3 meses “se incorporó” un nuevo compañero virtual, un robot de software para automatizar esta tarea repetitiva y basada en reglas para ayudar a este equipo y se designó a una persona responsable de la supervisión del resultado. El resto del equipo puede hacer ahora tareas de mayor valor añadido y además están más satisfechos.
2. Subir facturas a un portal de proveedores
Una importante compañía de energía internacional pone a disposición de todos sus proveedores un portal web a través del cual sus proveedores deben comunicarle las facturas para que se validen y puedan proceder al pago.
Nuestro cliente, un fabricante industrial que es proveedor de esta compañía de energía, lleva su gestión con Dynamics AX y debe reportar en este portal web todos los trabajos que debe de facturar de forma diaria. Para esto, un equipo de dos personas dedican una media de 2 horas diarias para realizar esta tarea.
Mediante RPA (Robotic Process Automation), hemos replicado el proceso con todas sus reglas y variantes y ahora un robot es el que realiza esta tarea en minutos, y de forma paralela el equipo de personas de nuestro cliente se dedica a supervisar el resultado y hacer otras tareas de mayor valor. El beneficio para nuestro cliente es poder anticipar los pagos y reducir errores.
3. Conciliación bancaria
La mayoría de las empresas necesitan conciliar diaria/semanalmente los movimientos bancarios en su sistema o aplicación de contabilidad. Los movimientos aparecen en el banco días después de producirse y se deben cuadrar los apuntes que tiene el banco y la contabilidad no y viceversa.
Es un proceso que está sujeto a los siguientes problemas:
- Entradas duplicadas por errores humanos o de los sistemas
- Diferentes formatos de datos entre los sistemas
- Discrepancias de fechas y horas
- Discrepancias de importes
Usando una herramienta de automatización robótica de procesos, es posible automatizar este proceso de forma que un robot entra en la web del banco, se descarga los movimientos y va comprobando que los asientos contables del programa de contabilidad están correctamente reflejados en el banco.
En caso de detectar descuadres, avisa de los mismos redactando un informe en una hoja excel para que el equipo contable pueda revisarlos haciendo una tarea de mucho más valor añadido.
4. Ayuda para Prevención de Blanqueo de Capitales
En algunas empresas es necesario hacer una validación periódica de sus clientes para cumplir la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales. Esto implica tareas como recopilar cierta información y luego consultar el estado del cliente en portales Know Your Customer con el fin de detectar cualquier anomalía en la reputación.
Principalmente estas tareas son realizadas por personal de administración y son necesarias ante cualquier auditoría.
Con la tecnología RPA, un robot puede hacer esta tarea y mantener actualizada esta información de forma diaria y desatendida:
- descargando información de plataformas KYC
- Actualizando la ficha del cliente en el ERP
- Revisando los pedidos realizados en caso de que haya alguna alarma.
- Alertar al usuario responsable ante cualquier alarma detectada.
Las personas encargadas de estas tareas simplemente se dedican a introducir los datos básicos del cliente que será el input del robot permitiéndoles dedicar el foco de atención en otras tareas y sólo actuar en el caso de necesidad ante una alerta de un robot.
Así mismo, la empresa percibe seguridad de tener los registros de sus clientes debidamente actualizados.
5. Reparto de costes en el ERP
Para elaborar el presupuesto anual, cada departamento debe realizar un reparto de sus costes que posteriormente se introduce de forma unificada en el ERP. Cada responsable de negocio elabora el presupuesto de su área en archivos Excel que comparte o envía al Departamento Financiero por diferentes canales: email, directorios compartidos en red, Google Drive, OneDrive, etc … El Departamento Financiero debe recopilar toda esta información y unificarla en un formato “maestro” para importarla en el ERP. Esta tarea puede suponer días, o incluso semanas.
La automatización de este proceso mediante un robot consiste en trasladar al robot las siguientes tareas:
- Conectarse a las diferentes fuentes (email, Google Drive, OneDrive, directorios compartidos, etc) para buscar los ficheros generados por cada departamento.
- En caso de error, el fichero origen del robot avisará al responsable del fichero enviado solicitando la corrección.
- Realizar la tarea de unificar en un fichero “maestro” los ficheros recibidos e identificar posibles errores en base a unas reglas predefinidas.
- Importar el fichero “maestro” en el ERP.
Esta tarea pasa a ejecutarse en unos pocos minutos, evitando los errores humanos al trasladar la información. El supervisor sólo centra su atención en las posibles alertas que le informe el robot.